※해당 블로그의 포스팅은 PC, 노트북으로 보는 것을 권장합니다.
'여기부터는 서론입니다.'
'이메일 작성요령만 빠르게 파악하고 싶은 분들은 본론으로 바로 넘어가셔도 좋습니다.'
나는 2019년에 성인이 되었다.
적어도, 사회적으로 인식되기에는 그러하다.
최근에는 만 24세까지도 청소년으로 인정해 주는 경우가 더러 있더라.
특히, 청소년(또는 청년) 정책의 대상자에 대해서는 만 24세까지 인정해 주는 경우가 종종 있다.
다만, 이제 20살, 21살이 되는 사람들은 아직 모를 수 있지만
막 24살, 25살 어쩌면 30대를 맞이하는 사람들은 종종 드는 생각이 아마 다음과 같을 것이다.
'어머, 나 아직 아무것도 할 줄 모르는데 벌써 OO살이네?'
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나 역시 그렇다. 아직 모르는 것이 너무 많다. 때로는 이래도 괜찮은 걸까 싶을 정도로.
이 블로그에 처음 글을 올린 것은 2020년 초, 군대가기 2달 전이었다.
그때까지만 해도 술보다는 음료수가 좋고(이건 지금도 그렇다. 나는 술을 못 마신다.)
다양한 사람들을 만나는 것보다는 집에 있는 것이 좋고,
복잡한 경제나 시사 뉴스보다는 소설과 만화와 애니메이션을 좋아하던 시절이었다.
당시 대학에 들어와서 처음 만났고, 친해진지 만으로 1년이 채 안된 국문학과 친구가 있었다.
'세계경제의 이해'라는 수업을 듣다가 만났고, 무라카미 하루키의 이야기를 좋아하는 친구였다.
언젠가 그 친구에 대해서도 글을 쓸 날이 올 것이다.
아무튼 그 친구와 한참 이야기를 하다가, 그 녀석이 글을 쓴다는 사실을 알게 되었고
'나도 한 번 써볼까?' 하는 마음으로 무작정 스토리를 써 내려갔다.
지금 생각하면 좀 부끄럽지만, 그래도 나름 즐겁게 시간을 보냈다.
한참을 잊고 지내다가, 군대에서 병장을 맞이하면서 사회에 나가기 전에
이것저것 노력하는 나의 모습을 기록하고 싶어 이 블로그를 다시금 작성하기 시작했다.
갑자기 그 시절 이야기를 하는 이유는
하루하루 노력해 나가면서, '조금 더 어린 나에게 미리 이런 이야기를 해주는 사람이 있으면 좋겠다.'라는
생각을 늘 염두에 두고 현재까지 글을 쓰기 때문일 것이다.
다시 말해, 이 블로그는 하루하루 나아가는 나의 지도이며,
언젠가 내가 지나간 경로를 잠깐 공유할 누군가에게 도움이 됐으면 하는 마음이 기록되어 있다.
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사소한 것에 불안해하며, 아는 것보다 모르는 것이 많고,
스스로의 흑역사를 통해 무언가를 배우고 있을 당신에게 도움이 되기를 바라며,
내가 경험한 것들을 적어보고자 한다.
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'여기부터는 본론입니다.'
이번 포스팅의 목적은 '20대가 이메일을 작성할 때 알면 좋은 요령의 전달이다.'
다시 말해, 현재 포스팅은 '직장생활이 아닌 대학생활만을 경험한 사람의 이야기'이다.
본인의 필요에 맞게 적절히 취사선택하여 나의 이야기를 활용하기를 바란다.
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이메일과 문자는 어찌 보면 같은 맥락이다.
목소리가 아닌 '글'을 이용하여 나의 의사를 상대에게 전달하여야 한다.
따라서, 지금부터 들려주는 나의 경험을 적절히 응용할 수 있다면
이메일뿐만 아니라 문자를 보내는 경우에도 도움이 될 수 있을 거라고 생각된다.
물론, 대부분의 방문자들은 나보다 더 똑똑하고 요령 있게 잘할 수 있다.
가장 먼저 짚고 넘어갈 점은 문자나 이메일을 사용하는 목적이다.
'우리는 어떠한 상황에 이메일이나 문자를 사용하게 될까?'
그리 어렵지 않다. 그리고 목적은 매우 명확하며 다음과 같다.
상대에게 무언가 얻고자 하는 것이 있을 때, 우리는 이메일이나 문자를 사용한다.
또한, 문자나 이메일을 사용하게 되는 경우,
상대는 보통 친구보다 훨씬 조심스러운 관계에 위치한 사람이다.
이것만 명확하게 인지해도, 훨씬 상황에 적합하게 메시지를 작성할 수 있다.
내가 상대에게 원하는 것이 있어 연락을 취해야 하는 상황이지만,
상대가 직장(아르바이트)의 상사라거나, 교수님이기 때문에 아무렇게나 연락할 수 없을 때.
그럴 때 우리는 이메일과 문자를 보통 활용한다.
내 체감 상 이메일이 좀 더 사무적이고, 조심스러운 연락이다.
(문자는 조금 더 아무 때나 보낼 수 있고, 서로 가까운 느낌이다.)
교내에서 가장 대표적인 상황은 교수님을 맞이하는 경우이다.
예상보다 낮게 나온 성적의 재검토를 요청할 때, 혹은 면담을 신청하는 경우가 일반적이다.
교외에서 자주 발생하는 상황은 공모전/대외활동에 대한 요청, 또는 아르바이트 상황에서 발생한다.
보통 일정 변경을 요청할 때, 그러나 상대의 연락처를 모르거나
쉽게 얘기하기 어려운 상황에서 문자 등을 활용한다.
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목적은 명확해졌다.
'조심스러운 상대에게 내가 원하는 것을 해줄 수 있도록 요청하는 것.'
이제 목적에 맞춰 적절한 조건(방식)을 설정하면 된다.
이메일과 문자를 작성할 때 고려해야 할 조건은 딱 두 가지이다.
A. 나의 의사를 상대에게 제대로 전달할 수 있는가?
(=내가 얻고자 하는 결과를 얻을 수 있는가?)
B. 상대의 기분을 불편하지 않게 하면서 전달되는가?
A의 목적이 최우선이며, 모두 이해할 수 있을 것이다.
B의 목적은 다소 낯설거나, 혹은 불편할 수 있다.
마치 '상대의 기분에 맞춰줘야 한다!'라고 들릴 수 있다.
그러나, 우리가 앞으로 살아가며 반드시 고려해야 하는 점은
'우리 모두 인간이기 때문에, 나의 기분을 좋게 해주는 사람의 이야기를 먼저 들어주고 싶다.'
라는 점이다.
따라서, 너무 과한 투자를 하는 것이 아니라면(다 쓴 메일을 한 번만 다시 읽어보는 정도)
상대의 기분을 미리 배려하는 것이 결과적으로 내게 유리하다.
여기까지 읽었다면, 목적과 조건 모두 충족되었다.
이제 상황에 맞춰 적절히 글을 구성하면 된다.
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20대를 기준으로 이메일을 작성하는 경우는 크게 3가지로 분로할 수 있다.
1. 교수님께 이메일을 보낼 때
2. 직장(인턴+알바) 상사에게 이메일을 보낼 때
3. 공모전/대외활동 관계자에게 이메일을 보낼 때
아마 대부분의 사람들이 1번의 경우 때문에 이 글을 읽게 되지 않을까 생각된다.
교수님이란 참 어려운 존재이다. 요즘은 대부분의 교수님들이 학생들을 위해 배려를 많이 해주신다.
다만, 그렇지 않은 일부 교수님들도 분명 존재할 수 있고
무엇보다 친절하든 그렇지 않든, 교수님과 마주한다는 건 꽤나 부담스러운 일이다. ;)
하지만, 한 가지 미리 얘기해 두자면 위 3가지 경우 중
교수님께 이메일을 보내는 게 가장 쉬운 편이다(!).
조금 현실적으로 접근해 보자면, 2번과 3번의 경우에는 상대가 나에게 친절을 베풀 이유가
아예 없거나 크게 존재하지 않는다. 가슴이 아프지만 대부분 그렇다.
특히, 3번은 답장도 안 해줘도 상대가 손해 보는 것이 없다.
2번 역시, 알바든 인턴이든 충분히 좋은 조건이라면 사람들이 하고 싶어서 안달이기 때문에
대부분 나에게 과한 친절을 베풀 이유가 솔직히 없다.
그렇다고 해서 절대로 교수님을 쉽게 보거나 하면 안 된다.
겁을 먹지 말라는 의미이지, 항상 의사소통은 상대에 대한 예의가 기본이다.
반대로 직장 상사나 공모전 관계자들을 냉혈한으로 봐서도 안된다.
그들은 가장 효율적으로 업무에 대응할 뿐이며, 결국 우리에게 실무(현장)에서 도움을 주는 건
직장 상사(사장)와 관계자들이다.
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[교수님께 이메일을 보낼 때]
(제목) 기말고사 성적 관련 문의입니다.
제목은 이메일을 보낸 목적이 명확하게 드러나야 한다.
안녕하세요. OOO 교수님!
저는 회계원리 2분반 수업을 수강하고 있는 XX학과 24학번 ㅁㅁㅁ입니다.
나는 교수님을 알지만, 교수님은 나를 모른다. 자기소개는 기본이다.
지난 화요일, KLAS에 공지해 주신 기말고사 성적을 확인했습니다.
해당 공지에는 제 성적이 B+로 표기되어 있었습니다.
현재 상황을 먼저 간결하게 알려야 한다.
혹시 실례가 되지 않는다면, 교수님께서 가능한 시간대에 제가 연구실로 찾아뵙고
어떤 부분에서 감점이 된 건지 확인하고 향후 전공학습에 참고하고 싶습니다!
나의 요청사항을, 예의 바르게 상대에게 '요청'해야 한다. 요구 X
저는 이번주 수요일 오후 3시 이후, 그리고 목요일 금요일은 항상 시간이 가능합니다!
내가 가능한 시간을 미리 전달해야 한다. 자칫하면 '~~시간에 오세요.' 했을 때,
'시간이 안됩니다. 또 시간이 안됩니다.'를 반복해야 할 수 있다. 차라리 교수님들도 이게 더 편하다.
연말 바쁜 와중에 번거롭게 해 드려 죄송합니다.
감사합니다.
마무리 인사는 예의 바를수록 좋다.
예의는 부족한 것보단 과한 게 낫지만, 그래도 적절한 수준으로 하는 게 좋다.
-ㅁㅁㅁ 올림-
간혹 친절한 교수님들은 '올림'을 부담스럽게 생각하시는 경우도 있다.
다시 얘기하지만, 예의는 다다익선이다. 없어서 욕먹지 과해서 욕먹는 경우는 없다.
제목에 대해 알려주는 경우는 별로 없다.
하지만, 제목이 가장 중요할 수도 있다.
교수님들은 대학과 학회의 관련 단체들에게 정말 다양한 이메일을 받는다.
그중 광고 메일도 있고, 영어 메일도 많다.
그 수많은 메일 사이에서 나의 메시지가 묻혀 사라지지 않으려면,
메일 제목은 짧고 간결하고 명확하게 지어서 보내줘야 한다.
위 내용을 다시 체계화해보면, 본문은 다음과 같이 구성된다.
'자기소개 - 상황전달 - 요구사항 - (가능 시간) - 마무리 인사'
상황에 따라 내용은 달라지겠지만, 결국 위의 플롯을 계속해서 반복하는 게 전부다.
두세 번 반복하면 누구나 자연스럽게 하게 된다. 어렵지 않다.
다만, 교수님들께 절대 해서는 안 되는 표현이 있는데,
바로 '이모티콘과 줄임말'이다.
'에이, 아무리 그래도 누가 그런 걸 이메일에 적어서 보내?'라고 생각할 수 있다.
맞다. 대부분은 요령 있게 잘한다.
그럼에도 불구하고, 어린 나이에 처음 하는 대학생활이기에.
그리고 20살 기준으로는 교수님과 선생님의 미묘한 차이를 아직 모를 수 있기에.
그리고 나 역시 순간순간 정말 기본적인 실수들을 경험하며 나이를 조금씩 먹고 있기에.
누군가 또 경험할 시행착오를 하나라도 줄여보고자 당부한다.
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[아르바이트/공모전/대외활동 관계자에게 이메일을 보낼 때]
(제목) 공모전 시상 일정 관련 문의입니다.
제목은 교수님께 보낼 때와 동일하다.
내가 이메일을 보낸 목적을 제목만으로도 파악할 수 있어야 한다.
안녕하세요.
저는 OO공모전(대외활동)에 팀명 - XXX로 참여한 ㅁㅁㅁ입니다.
이것 역시 위와 동일. 상대는 나를 모른다.
안내 문자를 통해서 이번 OO공모전 대상 수상 사실을 전달받았습니다.
다만, 향후 제 일정 상 해당 시상식에 참여하기 어려운 상황입니다.
어떠한 상황이 나를 곤란하게 만들었는지를 전달해야 한다.
혹시 시상식 일정을 변경하거나, 대리 수상이 가능할지 여쭤보고 싶습니다.
그리고 상식적인 선에서 상대가 나에게 배려해 줄 것을 '요청'해야 한다.
업무로 바쁘신 와중에 연락드려 죄송합니다.
감사합니다.
'죄송합니다.'라는 표현은 상황에 따라 빼도 된다.
그래도 감사인사는 꼭 넣자.
사실 경험할 일이 상대적으로 적어서 그렇지 교수님께 보내는 이메일보다 짧은 경우가 많다.
상대도 그렇고 나도 그렇고 서로 용건만 간단히 하는 것이 제일 좋기 때문이다.
나의 경우에는 어릴 때, 종종 너무 낮은 자세로 선배나 어른들을 대했다.
예의가 바르게 하려다 보니, 너무 과했던 것이다.
지금도 가끔 그럴 때가 있어서 의식하기는 하는데 내 맘처럼 되지 않는 때도 있다.
예의는 기본적인 것이고, 상대의 기분을 배려하는 건 내가 원하는 목적을 달성하기 위해서이다.
물론, 친구나 연인처럼 각별한 인간관계에서는 배려도 필수지만,
적어도 우리가 아르바이트 점주나 공모전 관계자에게 꼭 그래야 하는 것은 아니다.
결론적으로 가장 강조하고 싶은 것은
'상대를 배려하여 예의 바르게 행동하되, 나와 상대는 동등하다는 사실을 꼭 인지할 것.'
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아마 여태 작성한 포스팅 중에 가장 글자 수가 많은 것 같다.
이번 글을 보고 나서, '이런 걸 팁이라고 적어놨어?'라는 생각이 든다면,
당신은 이미 여러 사람들에게 이메일을 쓰는 게 익숙한 것이다.
축하한다.
반대로, 어떻게 메일을 쓰는지 모르는 사람이 이 글을 읽고 나서
'진짜로 이렇게 보내도 되는 건가?', '내가 쓴 게 더 나은 것 같은데?'라고 생각하면
당신이 생각하는 것, 이미 써둔 것이 무조건 맞다.
세상에 정답은 없다. 나의 의견은 시행착오를 줄이기 위해 '참고'만 하면 된다.
직접 해보는 것이 가장 빠르고 정확하게 배우는 방식이다.
나 역시 부딪혀가며 배우고 있으며, 죽을 때까지 계속 이럴 것이다.
오늘도 새로운 경험으로 조금씩 발전하는 당신의 모습을
멀리서 내가 응원한다.