2025.02.11(화) 신입사원으로 살아남기 [2일차: 보고서 작성법 / 구두 보고 방법 / 비즈니스 매너]

신입사원에게 가장 필요한 역량이 무엇일까?

높은 영어점수, 자격증, 기획력, 창의력, 문제해결 능력?

 

물론 다 필요할 것이다.

근데 이 모든 역량을 발산하기 위해서는 기본기가 필요하다.

 

바로 기본적인 사무능력, 의사소통 능력, 매너이다.

신입 인턴 교육 2일차에는 이러한 것들을 배웠다.

 

보고서 작성 능력을 정리하기에 앞서,

보고의 두 가지 기본적인 요구사항이 있다.

 

첫 번째, '결재권자가 두 번 되묻지 않게 하는 것'

두 번째, '두괄식으로 작성할 것'

 

가장 먼저 보고서 작성 능력이다.

'Why, What, How'

 

사실상 오늘 배운 내용의 전부이다.

회사에서 우리는 업무를 할 때 모두 이것에 초점을 맞춘다.

 

왜 해당 업무를 하고자 하는가?

무엇을, 어떻게 하고자 하는가?

 

이는 곧 보고서의 기초 구조가 된다.

Why에는 업무의 목표와 배경(현황), 문제점이 들어간다.

 

What은 프로젝트의 내용 구성을 의미한다.

How에는 목표, 실행 방향성, 구체적인 계획 등이 포함된다.

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[Example]

1. 목표: 금연 장려 프로그램을 통한 업무 효율성 극대화 및 직원 건강 증진

 

2. 배경: 교내 사원의 80%가 흡연자인 상황

3. 문제점:

-흡연자 사원은 하루 평균 2시간 이상을 흡연 시간에 할애

-흡연자 사원의 절반 이상이 1년에 3번 이상 병원을 방문

 

4. 프로젝트: 3개월 이상 금연에 성공한 사원은 성과급 100만원 지급

 

5. 실행 계획:

-희망자는 보건소에 방문하여 금연 프로그램 신청

-한 달 간격으로 혈액검사를 통해 금연 여부 검진

-3개월 이상 금연 성공 시 성과급 100만원 지급

-6개월 이상 금연 성공 시 진급 가산점 부여

 

6. 기대효과:

-불필요한 휴게 시간 감소로 업무 효율성 극대화

-사원 건강 증진과 건강보험료 지출 최소화

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상사에게 보고하는 가장 좋은 방법은 무엇일까?

보고의 목적은 필요한 것을 명료하게 전달하는 것이다.

 

따라서 '내가 무엇이 필요한가?'를 스스로 묻기 전에 간결하게 정리하는 능력이 필요하다.

예를 들어 상사가 나에게 맡긴 업무를 기한 내에 완수하지 못할 것이 확정적인 상황이다.

 

이 때 내가 상사에게 보고하고자 하는 것은 무엇일까?

내가 기한에 늦을 수 밖에 없던 이유?

 

또는 진심으로 죄송한 나의 마음?

아니다.

 

가장 중요한 점은 '나의 실수로 인한 팀 전체 피해를 최소화 하는 것'이다.

가끔은 기한 내에 업무를 마무리하지 못할 수 있다.

 

다만, 그렇다면 빠르게 상사와 동료에게 이를 보고해야 한다.

그들이 다음 대안을 효과적, 현실적으로 구상할 수 있도록.

 

이는 대부분의 보고에 통용되는 양식이다.

예시를 통해 한 번 보겠다.

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[Example]

대리님. 정말 죄송하지만 OO프로젝트 결과 보고서 작성 기한을

다음주 월요일까지 연장할 수 있을지 궁금합니다.

 

팀장님께서 제게 목요일까지 PT 발표 준비를 요청하셨으며,

오늘부터 이틀 정도 시간이 소요될 것으로 예상됩니다.

 

이로 인해, 이번주 월요일에 말씀하셨던

결과 보고서 작성을 기한 내에 마무리하기 어려운 상황입니다.

 

PT 발표 준비를 마치는대로 보고서 작성에 착수하여

주말까지는 모두 마무리해놓겠습니다.

 

 

다만 모든 보고 양식은 상사 스타일에 따라 유연하게 반응해야 한다.

상대는 바쁘다.

 

두괄식으로 간결하게 그들에게 상황을 전달하자.

그들이 두 번 되묻게 만들어서는 안된다.